مزایای استفاده از اپلیکیشن های تحت ویندوز و اتوماسیون های اداری
امروزه پیشرفت تکنولوژی کمک زیادی در استفاده سازمان ها از سیستم اتوماسیون اداری داشته است. اهمیت این موضوع به وضوح در سازمان ها دیده می شود، چرا که مدیران به دنبال افزایش بهره وری در امور جاری شرکت ها هستند، تا همگام با عصر اطلاعات عمل کنند.
به همین دلیل راه کاری به نام اتوماسیون اداری به دلیل کاربرد و عملکرد بهتر، جایگزین روش سنتی در انجام کارهای اداری شده است. به طور کلی استفاده از اتوماسیون اداری، به فعالیت ها نظم می دهد، تا در نهایت کارها سریع تر و با دقت بالاتری انجام شوند.
اتوماسیون اداری (Office Automation) نوعی سیستم اطلاعاتی است، که برای عملکرد بهتر در فعالیت های ارتباطی، بهبود مدیریت و مهم تر از همه افزایش بهره وری در اکثر سازمان ها استفاده می شود.
هدف اصلی استفاده از اتوماسیون های اداری، کاهش تکرار و اشتباهات انسانی، افزایش دقت و بهره وری، کاهش زمان و هزینه ها و بهبود کیفیت فرآیندی است.
اتوماسیون اداری شامل نرم افزار ها، سیستم ها و فناوری اطلاعات برای انجام وظایف مختلف می شود. از جمله فعالیت های مهم اتوماسیون در این حوزه می توان به مدیریت منابع انسانی، مدیریت مالی و حسابداری، مدیریت اسناد و مدارک، مدیریت وظایف و مدیریت ارتباط با مشتریان نیز اشاره کرد.
4 دلیلی که نشان دهنده نیاز سازمان به اتوماسیون اداری می باشد، عبارتند از:
- انجام فعالیت های سازمان با تاخیر صورت بگیرد
- دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان به راحتی امکان پذیر نباشد
- مواجه شدن با مشکل در پیدا کردن اسناد و گزارش ها
- نیاز به نظارت و حضور فیزیکی برای گزارش کار
وجود سیستم اتوماسیون اداری برای کدام سازمان ها ضروری است؟
نرم افزارهای اتوماسیون اداری به عنوان ابزارهایی کارآمد برای بهبود فرآیندهای اداری در انواع مختلف سازمان ها و صنایع مورد استفاده قرار می گیرند. وجود سیستم اتوماسیون اداری برای همه سازمان ها لازم است زیرا از طریق این سیستم فرآیندهای اداری بهبود می یابند. تقریبا هر نوع سازمانی از این نوع نرم افزارها بهره برداری می کند. برخی از کسب و کارها که برخورداری از سیستم اتوماسیون اداری برایشان ضروری است، عبارتند از:
- شرکت های تولیدی: نرم افزار اتوماسیون اداری برای مدیریت پروژه ها، موجودی ها، فرآیندهای تولید، مدیریت تامین کنندگان و کنترل کیفیت در صنایع تولیدی مورد استفاده قرار می گیرد.
- شرکت های خدماتی: در این نوع سازمان ها، نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت مشتریان، برنامه ریزی وظایف، مدیریت پروژه ها، ارتباط با مشتریان و ایجاد گزارش های تجزیه و تحلیلی استفاده می شوند.
- سازمان های آموزشی: در مدارس، دانشگاه ها و مراکز آموزشی، نرم افزارهای اتوماسیون اداری به منظور مدیریت دانشجویان، ترتیب جلسات، مدیریت اطلاعات مالی و تولید گزارش های آموزشی مورد استفاده قرار می گیرند.
- مراکز بهداشتی و درمانی: در بیمارستان ها، کلینیک ها و مراکز بهداشتی، این نوع نرم افزارها برای مدیریت نوبت دهی، پرونده های پزشکی، مدیریت پرسنل و موجودی ها مورد استفاده قرار می گیرند.
- سازمان های دولتی و اداری: از جمله کاربردهای این نرم افزارها در دولت ها و سازمان های اداری می توان به مدیریت اسناد رسمی، تنظیم جلسات و کمیته ها، مدیریت اموال دولتی و گزارش دهی به مقامات عالی اشاره کرد.
- شرکت های بزرگ و چند ملیتی: این نوع شرکت ها به دلیل تعداد زیاد کارکنان، فرآیندهای پیچیده و نیاز به هماهنگی بیشتر، از نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت منابع انسانی، مسائل مالی و فرآیندهای کسب و کار استفاده می کنند.
امکانات مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری
تا اینجا با اثرات مثبت سیستم اتوماسیون اداری که شامل بهبود خدمت رسانی، افزایش بهره وری و صرفه جویی در زمان و هزینه ها می باشند آشنا شدیم. این امکانات همچنین در کوتاه مدت در بهتر شدن روند امور مالی تاثیر خواهند گذاشت. سایر امکانات و مزایای مستقیم استفاده از اتوماسون اداری اداری عبارت اند از:
- کمک به محیط زیست در نتیجه عدم استفاده از کاغذ در امور اداری و مکاتبات
- عدم اشغال فضای زیاد برای حجم بالای اسناد
- امنیت بالا در نگهداری و پشتیبانی اطلاعات
- صرفه جویی در هزینه های مسافرت و برگزاری جلسات
- رضایت شغلی بیشتر کارکنان
- امکان استفاده از روش دورکاری برای کارمندان واجد شرایط
امکانات غیر مستقیم استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری علاوه بر امکانات و اثرات مستقیم دارای مزایای غیر مستقیم نیز می باشد با این تفاوت که بر خلاف امکانات مستقیم قابلیت اندازه گیری ندارند. البته باید این مورد را هم در نظر گرفت که با رشد و سودآوری در بلند مدت به سازمان در رسیدن به اهداف خود کمک شایانی می کند. امکانات غیرمستقیم عبارت اند از:
- افزایش رضایت مشتریان
- کمتر شدن وابستگی به دیگر ادارات برای امور اداری
- اثربخشی بیشتر در امور کارکنان
- افزایش دقت و به حداقل رساندن خطا در ثبت اسناد
- ایجاد رقابت بیشتر میان سازمان ها با استفاده از منابع اطلاعاتی و داشتن قابلیت واکنش به فرصت ها و فشارها
گروه مهندسی نوین نت امکان طراحی و اجرا انواع برنامه های تحت ویندوز و اتوماسیون های اداری را دارد. این برنامه ها به سفارش مشتری و متناسب با نیازهای مجموعه ایشان طراحی و اجرا می گردند. برنامه های طراحی شده تحت ویندوز، قابلیت اجرا به صورت تک کاربره و چند کاربره تحت شبکه را دارند و از نظر فاکتورهای امنیتی با رمزنگاری داده ها و قفل های سخت افزاری و نرم افزاری قابل پیاده سازی خواهند بود. نرم افزارهای تولیدی توسط گروه مهندسی نوین نت، امکان ایجاد سطح دسترسی برای کاربران، تعریف نقش های مختلف، نامه نگاری، ارجاعات، گزارش گیری از داده های ورودی، دورکاری، انواع و اقسام خروجی های مختلف از داده های نرم افزار و … را برای مشتریان فراهم می آورند.
