مزایای استفاده از اپلیکیشن های تحت ویندوز و اتوماسیون های اداری
پیشرفت تکنولوژی امروزی نقش مهمی در استفاده سازمانها از سیستمهای اتوماسیون اداری ایفا کرده است. این سیستمها به مدیران کمک میکنند تا بهرهوری را در سازمانها افزایش دهند و با سرعت تحولات عصر اطلاعات هماهنگ شوند.
به همین دلیل، اتوماسیون اداری به علت عملکرد بهتر و کاربردهای گسترده، جایگزین روشهای سنتی در انجام امور اداری شده است. این سیستمها به فعالیتها نظم میدهند و در نهایت کارها سریعتر و با دقت بالاتری انجام میشوند.
اتوماسیون اداری (Office Automation) یک سیستم اطلاعاتی است که برای بهبود عملکرد در فعالیتهای ارتباطی، مدیریت بهتر و افزایش بهرهوری در اکثر سازمانها استفاده میشود.
هدف اصلی استفاده از اتوماسیونهای اداری کاهش تکرار و اشتباهات انسانی، افزایش دقت و بهرهوری، کاهش زمان و هزینهها، و بهبود کیفیت فرآیندها است. این سیستمها شامل نرمافزارها، سیستمها و فناوری اطلاعات هستند که برای انجام وظایف مختلف استفاده میشوند. از جمله فعالیتهای کلیدی در این حوزه میتوان به مدیریت منابع انسانی، مالی و حسابداری، مدیریت اسناد، مدیریت وظایف، و مدیریت ارتباط با مشتریان اشاره کرد.
چهار دلیل اصلی که نشاندهنده نیاز سازمانها به اتوماسیون اداری هستند، عبارتند از:
- انجام فعالیتهای سازمان با تأخیر روبهرو شود
- دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان به راحتی امکانپذیر نباشد
- پیدا کردن اسناد و گزارشها با مشکل مواجه شود
- نیاز به نظارت و حضور فیزیکی برای گزارشدهی باشد
سیستم اتوماسیون اداری برای کدام سازمانها ضروری است؟
نرمافزارهای اتوماسیون اداری ابزارهایی کارآمد برای بهبود فرآیندهای اداری در انواع مختلف سازمانها و صنایع هستند. وجود سیستم اتوماسیون اداری برای همه سازمانها ضروری است زیرا این سیستمها باعث بهبود فرآیندهای اداری میشوند. تقریباً هر نوع سازمانی از این نرمافزارها بهرهبرداری میکند. برخی از کسبوکارهایی که به سیستم اتوماسیون اداری نیاز دارند عبارتند از:
- شرکت های تولیدی: نرمافزار اتوماسیون اداری برای مدیریت پروژهها، موجودیها، فرآیندهای تولید، مدیریت تأمینکنندگان و کنترل کیفیت در صنایع تولیدی استفاده میشود.
- شرکت های خدماتی: از نرمافزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت مشتریان، برنامهریزی وظایف، مدیریت پروژهها، ارتباط با مشتریان و ایجاد گزارشهای تجزیه و تحلیلی استفاده میکنند.
- سازمان های آموزشی: در مدارس، دانشگاهها و مراکز آموزشی از نرمافزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت دانشجویان، ترتیب جلسات، مدیریت اطلاعات مالی و تولید گزارشهای آموزشی استفاده میکنند.
- مراکز بهداشتی و درمانی: در بیمارستانها، کلینیکها و مراکز بهداشتی از این نرمافزارها برای مدیریت نوبتدهی، پروندههای پزشکی، مدیریت پرسنل و موجودیها استفاده میکنند.
- سازمان های دولتی و اداری: از این نرمافزارها برای مدیریت اسناد رسمی، تنظیم جلسات و کمیتهها، مدیریت اموال دولتی و گزارشدهی به مقامات عالی استفاده میکنند.
- شرکت های بزرگ و چندملیتی: به دلیل تعداد زیاد کارکنان، فرآیندهای پیچیده و نیاز به هماهنگی بیشتر از نرمافزارهای اتوماسیون اداری برای مدیریت منابع انسانی، مسائل مالی و فرآیندهای کسبوکار استفاده میکنند.

امکانات مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری
تا اینجا با اثرات مثبت سیستم اتوماسیون اداری، از جمله بهبود خدمترسانی، افزایش بهرهوری و صرفهجویی در زمان و هزینهها، آشنا شدیم. این امکانات همچنین در کوتاهمدت بر بهبود روند امور مالی تاثیر خواهند گذاشت. سایر امکانات و مزایای مستقیم استفاده از اتوماسیون اداری عبارتاند از:
- عدم استفاده از کاغذ در امور اداری و مکاتبات به محیط زیست کمک میکند
- حجم بالای اسناد فضای زیادی را اشغال نمیکند
- سیستمهای اتوماسیون اداری اطلاعات را با امنیت بالا نگهداری و پشتیبانی میکنند
- سیستمهای اتوماسیون اداری به کاهش هزینههای مسافرت و برگزاری جلسات کمک میکنند
- کارکنان با استفاده از سیستمهای اتوماسیون اداری رضایت شغلی بیشتری تجربه میکنند
- سیستمهای اتوماسیون اداری امکان دورکاری را برای کارمندان واجد شرایط فراهم میکنند
امکانات غیر مستقیم استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری علاوه بر امکانات و اثرات مستقیم، دارای مزایای غیرمستقیم نیز است. این مزایا برخلاف امکانات مستقیم، قابلیت اندازهگیری ندارند. با این حال، باید توجه داشت که در بلندمدت، رشد و سودآوری حاصل از این مزایا به سازمان کمک شایانی در دستیابی به اهداف خود خواهد کرد. برخی از مزایای غیرمستقیم عبارتاند از:
- افزایش رضایت مشتریان
- کمتر شدن وابستگی به دیگر ادارات برای امور اداری
- اثربخشی بیشتر در امور کارکنان
- افزایش دقت و به حداقل رساندن خطا در ثبت اسناد
- ایجاد رقابت بیشتر میان سازمان ها با استفاده از منابع اطلاعاتی و داشتن قابلیت واکنش به فرصت ها و فشارها
گروه مهندسی نویننت خدمات طراحی و اجرای برنامههای تحت ویندوز و سیستمهای اتوماسیون اداری را مطابق با نیازهای خاص هر مشتری ارائه میدهد. این برنامهها بهطور خاص برای هر مجموعه طراحی میشوند و قابلیت اجرا بهصورت تککاربره و چندکاربره تحت شبکه را دارند. از نظر امنیت، نرمافزارها با استفاده از رمزنگاری دادهها و قفلهای سختافزاری و نرمافزاری طراحی میشوند. علاوه بر این، نرمافزارهای تولید شده توسط گروه مهندسی نویننت امکانات متعددی از جمله تعریف سطح دسترسی کاربران، ایجاد نقشهای مختلف، مدیریت نامهنگاری و ارجاعات، تهیه گزارشهای دقیق، امکان دورکاری و ارائه انواع خروجیهای متنوع از دادهها را فراهم میکنند.